Appel d’offre en reconditionné : les questions à se poser pour un AO réussi

Dans un monde où la durabilité et l’efficacité sont devenues des priorités, nombreuses sont les entreprises et les collectivités qui envisagent sérieusement de recourir à des équipements reconditionnés. Si la loi AGEC rend obligatoire l’achat d’équipements reconditionnés IT à hauteur de 20% pour les acheteurs publics, certains acteurs sont séduits par l’idée d’un parc informatique 100% issu du réemploi, synonyme d’économies budgétaires conséquentes et de geste fort pour l’environnement. 

Avant de se lancer dans un appel d’offres pour l’achat de ces équipements, de nombreux éléments sont à prendre en considération – de la définition claire de vos besoins au bon choix de votre partenaire – pour une migration de parc réussie. 

1. Quel est mon besoin et mon budget ?

La première étape consiste à déterminer précisément le besoin en équipements informatiques reconditionnés, et le budget que vous comptez allouer. 

Si le budget est conséquent, envisage-t-on de remplacer entièrement certaines gammes d’équipements par des versions reconditionnées ? Ou préfère-t-on seulement remplacer une partie de celles-ci par du reconditionné, en limitant le budget alloué ?

Ensuite, quelle catégorie de produits souhaitez-vous prendre en reconditionné ? Smartphones, tablettes, pc portables… Désormais, presque tout est disponible en seconde main. Cependant, si vous recherchez des équipements en grande quantité, il est vivement conseillé d’éviter les références trop récentes ou de niche, qui seraient difficiles à sourcer. Il est plutôt recommandé de lister les prérequis techniques (autonomie, ergonomie, performances…) nécessaires au bon fonctionnement de votre activité.

2. Quel partenaire choisir ?

Un appel d’offre informatique vous engage dans un partenariat a minima sur le moyen terme. Choisissez bien votre associé !

Pour cela, prenez en compte plusieurs facteurs tels que :

• Sa localisation : un partenaire local simplifie la logistique, limite les émissions de CO2 liées au transport, favorise la création d’une relation durable, assure le respect des normes françaises en vigueur… 
• La traçabilité de ses produits : saviez-vous que 70% des smartphones reconditionnés disponibles sur le marché européen proviennent des Etats-Unis ou de Chine, réduisant drastiquement le bénéfice environnemental du reconditionnement ? Exigez de votre partenaire un sourcing en circuit court et une traçabilité transparente (origine des appareils, certification de l’effacement des données…). 
• Son engagement dans une économie circulaire et locale : vous vous lancez dans une démarche à fort impact pour l’environnement. Être accompagné par un acteur local et engagé vous permet de contribuer à la préservation des ressources et au développement du territoire (création d’emplois…). 
• Son expérience : assurez-vous que votre partenaire respecte un processus de reconditionnement strict sur la ou les gamme(s) de produits recherchés et a les ressources nécessaires pour garantir la quantité et la continuité des approvisionnements.

3. Plutôt partenaire B2C ou B2B ?

Les acteurs proposant des équipements reconditionnés sont abondants sur le marché. Si les acteurs B2C sont nombreux, vous offrant un plus grand choix, il reste préférable de se tourner vers un unique partenaire, de préférence spécialisé dans le B2B, qui aura une meilleure compréhension des attentes spécifiques des entreprises et des collectivités, et qui disposera d’une organisation adéquate aux projets de grande envergure. 

Ces partenaires sont capables de fournir une volumétrie importante sur une gamme homogène d’équipements reconditionnés. Renseignez-vous sur sa capacité à répondre à vos besoins et demandez des études de cas clients.

4. Quelles exigences ?

La qualité, la fiabilité et les services associés aux équipements reconditionnés sont des aspects essentiels à considérer. Garanties sur l’origine des appareils, processus de reconditionnement, maintenance informatique, retours éventuels et solutions de remplacement… Assurez-vous que le fournisseur offre un accompagnement complet, de la vente à l’après-vente.

5. Comment préparer mes collaborateurs ?

Votre projet d’appel d’offre reconditionné se précise ? Avant de vous lancer, veillez à mettre en place une communication interne efficace pour accompagner vos collaborateurs dans le changement. Cette action doit faire partie d’une politique interne cohérente qui les sensibilise, entre autres, aux enjeux du numérique durable.

Informez-les bien du projet et restez disponibles pour répondre aux potentielles interrogations et inquiétudes : une mauvaise expérience personnelle avec du reconditionné ou l’habitude d’utiliser des modèles dernier cri peuvent créer de la frustration. Mettez en avant les bénéfices environnementaux de cette transition tout en mettant l’accent sur les normes strictes de qualité et de fiabilité auxquelles doit répondre le reconditionné B2B. 

En résumé, avant de passer un appel d’offres en reconditionné, il est essentiel de se poser les bonnes questions et d’examiner attentivement les différents aspects liés à l’identification du besoin, du partenaire ainsi que la préparation des collaborateurs au changement. En suivant une approche réfléchie et en choisissant le bon partenaire, il est possible de réussir la transition vers un parc informatique reconditionné, tout en garantissant une performance optimale et un impact positif sur l’environnement.

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